Les entreprises seront 100% numériques ou ne seront pas. Pour celles qui fonctionnent déjà comme cela, la loi de finances de 2020 n’a pas été source d’inquiétude, mais une réassurance en leur méthode de fonctionnement.
Pour d’autres, c’est un problème supplémentaire qu’il est urgent de régler, car la loi est claire et oblige les entreprises assujetties à la TVA à déjà se mettre à la facturation électronique. Quelle sera la suite logique ? La numérisation de tous les documents d’entreprise, soit des milliers et des milliers de feuillets déjà présents dans la salle des archives, plus tous ceux, à partir de maintenant. Est-ce qu’il est possible de demander à des prestataires extérieurs de s’en charger ?
Numérisation des documents : pourquoi la mettre en place et quels avantages ?
Impossible de prendre son bon vieux scanner et de se contenter de passer un à un chaque document. Outre que cela demanderait un temps incroyablement long, surtout pour les entreprises déjà pérennes, ce n’est pas suffisant pour répondre aux termes de la loi.
Chaque document doit être tout à fait lisible et compréhensible. Il faut donc oublier le trombone ou l’agrafe qui retiennent la liasse de documents et aucune reliure ne doit être visible.
En outre, certains documents, du fait de la matière (papier ou calque), de certaines inscriptions qui sont manuscrites, de leurs dimensions (plans d’architecte…), requièrent des machines conçues à cet effet.
Numériser de grands volumes de documents suppose un risque potentiel d’erreurs (oubli, doublons, suppression de documents que l’on pense obsolètes alors que cela n’est pas le cas etc…).
Pour le chef d’entreprise, c’est une évidence : il ne peut pas y arriver seul et les membres de son équipe ne possèdent pas les compétences et connaissances nécessaires pour mener cette tâche dans les règles de l’art.
Il est temps d’externaliser ; ce qui se fait de plus en plus dans les structures pour diverses tâches. Pourquoi pas pour viser le zéro papier ?
Externalisation de la numérisation en entreprise : que peut-on attendre de ce service ?
Impossible bien sûr de se tourner vers une personne de bonne volonté qui espère tirer quelque rémunération de ce travail tout en sachant qu’elle n’a pas de connaissance spécifique en archivage. Le résultat pourrait être catastrophique car préjudiciable à l’entreprise.
Faute de connaissance en effet, il est prouvé qu’un pourcentage non négligeable de documents est jeté chaque année alors qu’ils peuvent servir de preuve en cas de litige. La non-présentation de documents, lors d’un contrôle fiscal, par exemple, peut coûter cher.
Recourir à des entreprises spécialisées se fait de plus en plus pour répondre aux termes de la loi, mais aussi anticiper sur la numérisation de toute l’entreprise ; ce qui est inéluctable dans un futur plus ou moins proche.
Récolement et tri des archives papier pour conserver ceux qui sont encore en cours de validité en fonction de leur nature, suppression définitive pour préserver les données de ceux qui sont devenus obsolètes, choix d’une bonne GED (Gestion Electronique des Documents), numérisation de tous les documents, quels qu’ils soient pour qu’ils soient parfaitement lisibles par autrui sont autant de prestations à demander, entre autres, pour répondre à ses obligations et gagner en temps.
