Chaque chef d’entreprise cherche pour son activité des moyens d’améliorer sa productivité et celle de ses salariés. Le couplage téléphonie-informatique pourrait être une solution.
En quoi consiste le couplage de la téléphonie et de l’informatique ?
Le CTI (Couplage Téléphonie-Informatique) est un moyen de faire interagir, par le biais de logiciels spécifiques les ordinateurs et les systèmes téléphoniques.
Tous les appareils annexes, comme le fax, la messagerie vocale, le téléphone portable, peuvent être reliés à l’ordinateur grâce à ce système : avec un simple ordinateur, il est donc possible d’avoir une commande centralisée pour l’utilisation de plusieurs appareils.
De nombreux centres d’appels sont équipés en CTI, ce qui leur permet d’offrir à leurs clients des solutions efficaces.
Toutes les entreprises, surtout les TPE et certaines PME n’ont pas les moyens d’embaucher une personne pour répondre aux différents appels entrants dans la structure.
Pourtant, aucun appel ; souvent synonyme de demande de devis ou de vente ne doit être perdu. La possibilité d’externaliser ce travail à un centre d’appel basé en France peut sembler la solution la plus opportune, surtout si ces derniers ont opté pour l’installation d’un système CTI.
Cela assure au chef d’entreprise un suivi drastique et complet de toutes les prestations qu’il peut demander aux agents qui travaillent pour le centre d’appels.
Quels sont les avantages de coupler la téléphonie et l’informatique
Plusieurs tâches peuvent, en effet, être déléguées entièrement à un centre d’appels. La réception d’appels est la première chose à laquelle un chef d’entreprise pense. Cette expérience peut être améliorée avec un CTI, car dès qu’un appareil sonne et affiche le numéro d’un client déjà connu ; car répertorié dans une base à jour ; il est possible de pouvoir l’accueillir par son nom avant même qu’il ne se présente. Toutes les données relatives à ses précédents achats, appels, mails sont accessibles, pour pouvoir répondre à chaque sollicitation.
Il est également possible d’externaliser la prise de rendez-vous et donc la gestion d’agenda, même pour plusieurs collaborateurs. Il est évident que seulement dans ce cadre, la présence d’un CTI peut s’avérer judicieuse. Une interface unique permet de tout centraliser, sans risque d’erreur.
Démarchage commercial, relance de devis, suivi de satisfaction pour établissement de statistiques : les outils qu’il est possible d’intégrer dans un CTI permettent aux agents des centres d’appels de cumuler plusieurs tâches rapidement.
Ils ne font pas attendre les clients ; ce qui ne peut être qu’un plus pour l’entreprise qui les missionne. Il est ainsi possible de se concentrer leur activité principale, sans renoncer à la satisfaction clientèle et sans perdre, surtout, une seule commande à cause d’un agenda surchargé.
Même les documents qu’il faut normalement imprimer passent du fax directement sur l’ordinateur. Cela permet de répondre donc aux injonctions de la loi sur la transition numérique.
Quand l’entreprise et le centre d’appels sont fermés, les messages vocaux ou les mails sont transférés sur l’ordinateur. Cela permet d’apporter encore une fois une réponse adaptée, incitant les personnes à rappeler ou en leur laissant l’opportunité d’enregistrer un message, comme sur un répondeur, sauf que celui-ci peut donc être abandonné.
